Foire aux questions Inscriptions, rentrée, aides et accompagnement

Inscription

Les inscriptions administratives ouvrent le lundi 08 juillet 2024. Les réinscriptions débuteront à partir du lundi 1er juillet 2024.

Les inscriptions peuvent être ouvertes jusqu’au mercredi 30 octobre 2024. Attention, en fonction des cursus et composantes (faculté, IUT, école...), cette date peut varier. Renseignez-vous auprès du service scolarité de votre établissement d’inscription (faculté, IUT, école...).

Vous devez contacter le service scolarité de l'établissement d’inscription (faculté, IUT, école...) de votre future formation pour signaler votre problème. Vous trouverez les coordonnées du service scolarité sur le site web de l'établissement auquel vous êtes rattaché·e ou dans le mail que vous avez reçu suite à votre admission définitive.

Si vous êtes admis·e via Parcoursup, vous devez avoir au préalable accepté la proposition définitive et ne plus avoir de "Oui en attente".

Attention : il y a un délai (environ une semaine) entre le moment où vous validez définitivement votre vœu sur Parcoursup et le moment où vous pouvez réaliser votre inscription.

Si vous êtes admis via eCandidat, vérifiez que vous avez bien confirmé votre candidature dans Ecandidat suite à la réception du mail de validation de celle-ci.

Le numéro INE est l’Identifiant National Étudiant, indispensable pour toute inscription dans l’enseignement supérieur. Vous le trouverez :

  • sur votre convocation aux épreuves du baccalauréat
  • sur votre relevé de notes du baccalauréat
  • sur votre carte d’étudiant et sur vos certificats de scolarité (si vous avez déjà été inscrit·e dans un établissement d’enseignement supérieur)

Pour les étudiantes et étudiants internationaux, vous avez un INE provisoire disponible sur le site https://www.messervices.etudiant.gouv.fr/envole/ une fois que votre compte a été créé. Il se compose sous la forme suivante de 10 chiffres + 1 lettre ou 9 chiffres + 2 lettres.

Si vous n'arrivez pas à retrouver ce numéro INE, adressez-vous au secrétariat de votre établissement scolaire d'origine (lycée, rectorat) ou à votre université ou établissement d'enseignement supérieur d'origine.

ATTENTION : le numéro INE indiqué sur l'attestation CVEC n'est pas un numéro INE définitif, il ne doit donc pas être indiqué lors de votre inscription sauf pour les étudiantes et étudiants internationaux.

Vérifiez que votre compte Adonis est toujours actif :

  1. Rendez-vous sur la page Adonis
  2. Connectez-vous sur votre compte Paris-Saclay via l’onglet en haut à droite « Mon compte ». Une fois connecté·e, allez dans la rubrique « Mon profil » et vérifiez que :
    1. a. Votre compte est en état « actif »
    2. ecampus est présent dans la liste des services du compte (onglet « Services »)

Vous devez tout d’abord activer votre compte Adonis, puis 1h après vous pourrez déposer vos pièces justificatives sur pjweb.

Assurez-vous de respecter la taille et le format de fichier (.pdf/.jpg/.jpeg max ) acceptés par la plateforme, et de réaliser le dépôt depuis un ordinateur. Si le problème persiste, veuillez contacter le support ou la scolarité de votre composante.

Cela n’est pas bloquant. Vous pouvez poursuivre votre inscription administrative.

Une fois votre inscription terminée, vous devez écrire au mail en donnant vos identifiants (nom / prénom / numéro étudiant) à votre service scolarité pour informer de cette erreur qui sera corrigée.

Ce message apparaît quand les applications sont fermées durant les maintenances ou en cas de problème technique. Si vous rencontrez ce message, patientez et tentez de procéder à votre inscription ultérieurement.

Votre carte d’étudiant sera à récupérer auprès du service scolarité de votre établissement ou vous sera fournie lors de la première semaine rentrée (en fonction de votre formation).

Pour obtenir votre carte étudiante, votre dossier d’inscription administrative doit être complet et validé par le service scolarité de votre formation.

La délivrance du certificat de scolarité est soumise à la validation de vos pièces justificatives sur pjweb. Il sera alors disponible sur Mon dossier web (https://mdw.universite-paris-saclay.fr).

La CVEC doit être payée en une seule fois. Chaque étudiant·e en formation initiale dans un établissement d'enseignement supérieur doit s'acquitter de cette contribution (CVEC - contribution vie étudiante et de campus) avant de s'inscrire. S'il ou elle s'inscrit au titre d'une même année universitaire à plusieurs formations, cette contribution n'est due que lors de la première inscription. Cependant, certain·es étudiant·es ne sont pas concerné·es et n'ont aucune attestation à fournir :

  • les personnes en formation continue ;
  • les étudiant·es en échange international en France.

Et d'autres étudiant·es en sont exonéré·es :

  • les étudiantes et étudiants boursiers (bourses sur critères sociaux gérées par le Crous, bourses versées par les régions et bourses du gouvernement français) ou bénéficiaires d'une allocation annuelle accordée dans le cadre des aides spécifiques annuelles ;
  • les étudiant·es réfugiés ;
  • les étudiant·es bénéficiaires de la protection subsidiaire (protection accordée à une personne étrangère qui ne remplit pas les conditions d'obtention du statut de réfugié et qui prouve qu'elle est exposée dans son pays à des risques graves ou mortels) ;
  • les étudiantes et étudiants enregistrés en qualité de demandeurs d'asile et disposant du droit de se maintenir sur le territoire.

Rentrée universitaire

La date et le lieu vous sont communiqués par email par le service scolarité de votre formation quelques semaines avant votre date de rentrée

Le calendrier universitaire est disponible sur le site internet de votre établissement d’inscription (faculté, IUT, école...).

Vous trouverez votre emploi du temps sur l’application Celcat : https://edt.universite-paris-saclay.fr/

Nous vous recommandons de planifier votre arrivée en fonction des dates des Arrival Days organisés spécifiquement pour les étudiantes et étudiants internationaux.

Nous vous conseillons également de prévoir un peu de temps pour votre installation avant le début des cours. Pour votre recherche de logement, si vous n'avez pas encore trouvé de logement pour l'année, nous vous rappelons qu'il est important de prévoir un logement temporaire pour faciliter votre installation.

Avant votre arrivée :

Des services sont rendus à votre arrivée et pendant votre séjour en France, n’hésitez pas à consulter notre page web. 

Pour être accompagné·e dans vos démarches administratives d’installation en France ou pour un rendez-vous de pré-accueil si vous venez d’être admis·e à l’université, vous pouvez réserver un créneau en visio en cliquant ici.

Pour toute question liée à votre installation en France, le service est joignable tout l’été par mail : international.welcomedesk@universite-paris-saclay.fr

Aides et accompagnement

Pour trouver un logement près des campus de l'Université Paris-Saclay, consultez la plateforme CASA dédiée aux actuels et futurs étudiants : CASA Université Paris-Saclay. Un guide interactif est également disponible pour obtenir des conseils pratiques : Guide du Logement de l’Université Paris-Saclay, ainsi qu'une cartographie des logements étudiants : Cartographie interactive.

Vous pouvez nous contacter à l’adresse logement.etudiant@universite-paris-saclay.fr.

Pour plus d'informations, veuillez consulter le site internet de l’université via ce lien.

Vous pouvez consulter l’ensemble des dispositifs et services d’aides proposés par l’Université Paris-Saclay en :

  • créant un compte sur l’outil KLARO qui permet à chaque étudiant·e de l’Université Paris-Saclay de connaître les aides et services auxquels il/elle peut prétendre ;
  • consultant la page "Bourses et Aides" mise à jour par l’Université Paris-Saclay.

Selon votre situation, vous pouvez bénéficier d’une des bourses ci-dessous :

Si vous rencontrez des difficultés financières ou sociales, vous pouvez :

  • Contacter le pôle vie pratique étudiante et cellule action sociale de l’Université Paris-Saclay à l’adresse mail suivante : aides.etudiant@universite-paris-saclay.fr. La Chargée d’Accompagnement Social des étudiant·es de l’Université Paris-Saclay pourra vous proposer un accompagnement en fonction de votre situation.
  • Prendre rendez-vous avec le service social du Crous de Versailles, vous pourrez ainsi vous entretenir lors d’un rendez-vous physique ou téléphonique avec un·e assistant·e social·e.

Si vous n’avez pas de matériel informatique (ordinateur, tablette), vous pouvez solliciter le dispositif AMII (Aide matérielle et informatique individuelle) qui permet aux étudiant·es de bénéficier d’une aide à l’achat d’un ordinateur portable ou d’une tablette selon des critères de ressources. Il existe également une aide financière pour la prise en charge du forfait de connexion.

En savoir plus sur les conditions d’éligibilité du dispositif AMII.

Pour confirmer votre admission à l’Université dans le cadre de votre demande de visa étudiant, contactez visa.etudiant@universite-paris-saclay.fr

Tous les campus sont accessibles en transports en commun et disposent d’un parking pour les étudiant·s. Vous pouvez utiliser l’application Ile-de-France mobilités. Attention à bien vérifier l’adresse du campus sur lequel se déroule le cours avant de vous déplacer, puis le bâtiment.

Voir les cartes des campus

Non le service de santé est gratuit. Le Service de santé étudiante (SSE) est un service ouvert sur plusieurs campus qui permet aux étudiant·es un accès simplifié à la santé à travers des consultations, des préventions et une prise en charge sans avance de frais. Il est possible de contacter le service via son adresse mail : sante.etudiants@universite-paris-saclay.fr ou son numéro de téléphone 01 69 15 65 39 avec ou sans rendez-vous.

Quelles sont les pièces à joindre pour une demande de première inscription en doctorat ?

Vous pouvez télécharger la liste des pièces à joindre via ce lien

Quelles sont les différentes étapes avant que mon inscription soit effective et que j’obtienne mon certificat de scolarité ?

  1. Vous devez signer dans votre espace ADUM la Charte du doctorant ainsi que de la Convention individuelle de formation
  2. Vous devez déposer dans votre espace ADUM un fichier PDF unique regroupant l’ensemble des copies des pièces justificatives demandées et (le cas échéant) de certaines pièces spécifiques à la politique d'une école doctorale
  3. Votre candidature retient un avis favorable de la ou du directeur·ice de votre de thèse
  4. Votre candidature retient un avis favorable de la ou du directeur·ice de votre unité de recherche
  5. Votre dossier est vérifié par l'administration de l'école doctorale
  6. Votre dossier est proposé pour inscription
  7. Vous devez procéder au règlement de vos frais d'inscription
  8. Votre inscription est prononcée par le ou la chef·fe d'établissement

Pour plus d’informations, vous pouvez consulter notre page web.

Comment préparer mon arrivée en France ?

Avant votre arrivée :

Des services sont rendus à votre arrivée et pendant votre séjour en France, n’hésitez pas à consulter notre page web. 

Je suis doctorante ou doctorant international, quelles sont les démarches administratives et d’installation à effectuer avant et à mon arrivée en France ?

Pour connaître les démarches administratives et d’installations à effectuer, consulter le guide de l’accueil des doctorant·es et chercheur·ses internationaux en ligne

Je suis doctorante ou doctorant international, quel type de visa dois-je demander ?

Vous pouvez télécharger l’application Online Welcome Desk, pour obtenir des informations personnalisées et un calendrier étape par étape vous indiquant toutes les démarches à effectuer avant votre arrivée et dès vos premiers jours en France.

Je suis doctorante ou doctorant international, j'aimerais être accompagné·e dans mes formalités administratives

Pour bénéficier d’un accompagnement individualisé dans ses démarches administratives, remplissez le formulaire de contact de science accueil, association partenaire de l’université : https://www.science-accueil.org/formulaire-de-demande-de-services/

Que faire pour que ma soutenance ne soit pas impactée par la période de fermeture estivale ?

  • Ne jamais prévoir votre soutenance entre le 15 juillet et le 15 septembre.
  • Déclarez son souhait de soutenir sur ADUM au moins 3 mois avant la date de soutenance en dans votre espace

Pour plus d’informations, vous pouvez consulter notre page web.

Je suis étudiant·e doctorant·e, comment je peux bénéficier d’un tarif réduit ?

Île de France Mobilité prévoit un tarif réduit pour les étudiant·es via leur site. Les doctorantes et doctorants salariés sont remboursés à hauteur d’au moins 50% des frais de leur déplacement résidence principale – lieu de recherche par l’employeur.

Je suis doctorante ou doctorant international et j'ai besoin d'un accord de séjour de recherche car je suis inscrit·e comme doctorant·e à l'Université Paris-Saclay et je suis bénéficiaire d'une bourse étrangère, quelles sont les étapes à suivre ?

Vous devez prendre connaissance des critères d’éligibilité et des différentes étapes de mise en place via notre page web.

Je suis doctorant·e à l'Université Paris-Saclay et je rencontre des difficultés financières, comment être informé·e des aides disponibles ?

Si vous êtes en co-direction internationale ou en cotutelle, vous pouvez peut-être bénéficier de l’Aide Sociale d’Urgence (ASUD). Si vous n’êtes pas dans ce cas, vous pouvez consulter les autres aides.

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